Подбор персонала через кадровые агентства: как оптимизировать процесс

Работа с кадровым агентством – это не заказ второстепенной для бизнеса услуги, а полноценное сотрудничество, нацеленное на единый результат - подбор лучшего кандидата на заявленную вакансию в кратчайшие сроки. К сожалению, зачастую эффективность работы с кадровыми агентствами остается достаточно низкой и приводит к неудовлетворенности заказчика и последующему отказу от совместной работы.

Попробуем разобраться, что можно сделать для того, чтобы этого не происходило, чтобы заказчик был доволен, а кадровое агентство стало надежным партнером.

Что именно заказчик хочет получить от кадрового агентства?

Ситуация, когда поиск по вакансии, отданной в работу кадровое агентство, а иногда и не одному, параллельно ведется и внутренней службой персонала, до сих пор остается стандартной на рынке. Причем речь не идет не о массовом наборе одноплановых специалистов, речь идет о вакансии, на которую требуется найти одного единственного сотрудника. Безусловно, заказчик вправе решать свои задачи тем способом, который ему больше нравится, но давайте посмотрим, к чему это приводит.

В результате таких «соревнований» мы получаем непродуктивную нагрузку сразу двух независимых подразделений (внутренней HR-службы и кадровых агентств), а значит, лишнюю трату денег, времени, других материальных и нематериальных ресурсов. И внутренние, и внешние рекрутеры, как правило, просматривают одни и те же источники информации, сканируют hr-порталы, форумы, профильные группы в соцсетях, то есть «ходят» по примерно одинаковым информационным «тропам». Исключение составляют использование внутренних баз данных (которые у агентств, как правило, обширнее) и хантинговых методик переманивания спецов, не находящихся в активном поиске работы.

Что это – недоверие к агентству или что-то еще? Зачем заказчики дублируют процессы поиска? Какие именно услуги они хотят получить от рекрутеров, подписывая с ними договор о подборе персонала?

Можно понять заказчиков, которые только начинают пользоваться услугами кадровых агентств и таким образом выбирают наиболее подходящего провайдера (кстати, лучшие кадровые агентства Москвы представлены в топе нашего рейтинга), но зачем такое дублирование компаниям, имеющим многолетний успешный опыт работы с внешними рекрутерами? Ведь гораздо проще выбрать партнеров, удовлетворяющи[ требованиям, передать подбор персонала на аутсорсинг и заняться решением других проблем - тех, которые нельзя никому перепоручить.

Возможно, проблема в привычке воспринимать рекрутеров исключительно как «дублеров» или же в непонимании, как контролировать процесс, которым занимается сторонняя компания.

Как выстроить кадровый аутсорсинг?

Услуги кадрового агентства – это именно outsourcing, причем полноценный. Нетрудно провести аналогии с аутсорсингом в других сегментах бизнеса. Для внедрения, например, ERP-системы компания обращается к системному интегратору, при этом вряд ли одновременно с этим она будет пытаться своими силами внедрить ту же систему для того, чтобы посмотреть, кто это сделает лучше или быстрее. Как правило, в такой ситуации команды заказчика и интегратора работают вместе, каждый выполняя свою часть проекта и не дублируя функции.

Так же, нанимая кейтеринговую компанию, никто не станет содержать собственный штат поваров при том, что организация питания уже поручена внешнему провайдеру только для того, чтобы посмотреть, кто вкуснее готовит: «свой» повар или «кейтеринговый». Но почему-то при работе с агентствами по подбору персонала многие заказчики так и поступают: нанимают их «готовить», а параллельно «готовят» сами. А ведь речь идет о затратах сразу двух компаний, причем достаточно существенных.

Допустим, компания наняла менеджера по подбору персонала. Но ведь зарплата сотрудника – это далеко не все расходы на его содержание, т.к. для организации его работы нужно: рабочее место, компьютер, выход в интернет и другая IT-поддержка, оплата доступа к базам резюме, возможно, оплата подготовки самого менеджера. Кроме того, человек может заболеть, уйти в отпуск, в декрет, неожиданно покинуть компанию, да еще потянуть за собой других сотрудников. Более того, существуют и другие косвенные затраты на внутреннего сотрудника, такие как: налоги на заработную плату, бухгалтерское сопровождение данного работника и его деятельности. Таким образом, стоимость работы внутреннего рекрутера превышает сумму его оклада в несколько раз. И получается, что, если сотрудник и агентство работали над вакансиями параллельно, а закрыло их агентство, затраты на внутреннего рекрутера компания понесла напрасно.

Когда же процесс подбора персонала отдается на outsourcing, то оплата идет только за результат и ни за что более. В итоге, гонорар кадрового агентства, скорее всего, не превысит сумму затрат на подбор этого же человека своими силами, при этом агентство освобождает заказчика от необходимости решать дополнительные проблемы, связанные с организацией процесса рекрутмента внутри компании, и нивелирует бОльшее число рисков, в том числе замену кандидата в случае его увольнения.

Не стоит забывать и о том, что договор с агентством - как с юридическим лицом - может регламентировать любые нюансы оказываемой услуги, которые просто невозможно внести в трудовой договор с внутренним рекрутером. Если вернуться к теме эффективности, то получается, что выгоднее потратить время на выбор агентства и на формализацию отношений с ним, после чего контролировать выполнение им поставленных целей, не дублируя его работу.

Заказчик и кадровое агентство: формализация отношений

Формализация отношений позволяет обеим сторонам минимизировать свои риски «на берегу», а значит – заранее позаботься об эффективности взаимодействия. Если заказчик, как правило, хочет оговорить сроки закрытия вакансий, количество/качество кандидатов, представляемых агентством, замены, то и у агентства есть свои требования, позволяющие изначально «застраховать» риски, связанные с выполнением ненужной работы.

Достаточно часто ситуация выглядит так: кадровое агентство получает заказ, разрабатывает стратегию поиска, тратит время, деньги, ресурсы на поиск подходящих кандидатов. И вот уже после просмотра нескольких претендентов, представленных рекрутерами, заказчик решает изменить описание вакансии, назначить на эту должность внутреннего сотрудника или же вовсе отказаться от данного проекта. Чтобы такого не произошло, в договоре, как правило, прописываются изменения, которые заказчик может вносить в ходе работы. Они могут выражаться в обязательствах по частичной оплате работы кадрового агентства. Это способствует лучшей подготовке проекта и, как следствие – повышению эффективности его выполнения.

Не аутсорсинг…

Если все же «душа не лежит» к аутсорсингу, есть ряд базовых правил, позволяющих минимизировать потерю времени и сил и повысить эффективность работы с кадровым агентством. В первую очередь стоит разделить задачи, чтобы не дублировать друг друга. Прежде чем отдать вакансию в работу кадровому агентству, стоит проверить собственную базу на наличие подходящих кандидатов, для того, чтобы заранее исключить ситуацию, когда кандидат, представленный консультантами, есть во внутренней базе. В том случае, если компания ставит ограничения по внешним источникам информации (кадровым порталам, самый распространенный – Headhunter), нужно четко оговорить эти ограничения в начале проекта и внести их в договор. При подобном ограничении внешних рекрутеров компания-работодатель сужает круг источников информации для поиска, а, следовательно, нацеливает вектор работы на определенный круг возможных кандидатов, что, безусловно, может способствовать более быстрому и качественному рекрутменту.

Но не стоит забывать, что таким образом кадровое агентство предоставляет уже услугу не рекрутмента, а прямого поиска кандидатов, что существенно усложняет работу, а значит, требует более высокой оплаты. Также заранее стоит обсудить возникновение ситуации, когда консультанты кадрового агентства могут найти необходимого кандидата где угодно, например, на конференции, экономическом форуме, закрытом нетворкинговом мероприятии, и при этом он может быть и в базе hh.ru, но с резюме пятилетней давности.

Общие цели - залог продуктивного сотрудничества

Что в итоге? Дефицит персонала сейчас велик как никогда. Стоимость его подбора возрастает, а цена отсутствия нужных сотрудников иногда является просто катастрофической. В такой ситуации от сотрудников и внутренних служб персонала, и кадровых агентств требуется максимальный профессионализм и слаженность работы. Для того, чтобы их обеспечить, заказчикам необходимо четко понимать, что именно они хотят получить от кадрового агентства, и ставить перед ними конкретные цели, а агентствам стремиться обеспечивать выполнение поставленных целей с максимальным уровнем качества в кратчайшие сроки.